このページでは購買システムのポイントを整理していきます。なお、「購買システム」の範囲は発注から購買代金の現預金による支払、買掛金残高管理までとします。なお、「購買」の対象は材料・部品・商品などとします。換言しますと、文房具や固定資産の購入は対象としません。
・仕入先データベースの整備（仕入先コード、仕入先プロフィール、支払手段など）
・商品マスタの更新（特に小売業のように新製品の投入が頻繁に行われような場合）
・「締め」の時期の決定（日本は月末や20日締め、欧米では都度や週が多いといわれる）
・購買のタイミングと購買料の最適な決定
・発注内容（発注先、発注品目、発注量（発注ロット）、納期、価格など）の決定
・納期の仕入先への確認
・自動発注方式（例：基準在庫量を下回ったとき自動発注）の採用
受払業務が正確に行われ、在庫システムの残高がリアルかつ正確に更新されていることが前提となります。
・電子購買、マーケットプレイスの利用の検討
・発注残の管理
納期までに納品されなかった発注をどう処理するか
(1)発注を取り消し、未納品リストを作成する。
(2)発注を取り消し、新たな発注を行う。
・納品書の受領
・納品書と現品との突合
・納入量に不足があった場合の受入
(1)分納を認め、発注残を消し込む
(2)発注条件と異なるため受入をしない
・仕入計上時期（現品受入時、発注依頼部門の検収完了時）
・前渡金を支払っている場合、前渡金の消し込み（二重払いの防止）
・輸入品の仕入計上のタイミング
・（検収明細もしくは支払通知書の作成と仕入先への送付）
・支払手段（現金、小切手、振込、手形）の決定
・納品データから支払明細書（仕入先・振込金融機関別）を作成
・仕入先からの請求書と支払明細書の突合、違算内容の把握
・支払控除金額（持株会費用、協力会費など）の計算
・金融機関への振込データの送付（送信）
・小切手、支払手形の発行
・買掛金の消し込み
・長期未払買掛金についての誤計上の調査
・買掛金がマイナスの口座について仕入計上もれの調査
・購買先の売掛金と自社の買掛金との違算項目の調整・交渉
（解説）
・買掛金の支払金額に関して、販売側が請求書を作成する場合と、購買側が請求書を作成する場合とがあります。販売側の請求金額は「納品した金額」であり、購買側の請求書金額は「納品された商製品のうち、検収した金額」です。
そのため、購買側の受入検査で不合格となった商製品、締め日を過ぎて検収された商製品との金額については両者の間で不一致となります。よって、「購買先の売掛金と自社の買掛金との違算項目の調整・交渉」が必要となるわけです。
違算項目が生じる原因としては次のものが考えられます。
(1)販売側の注文内容の入力ミス（数量、金額、納入日など）
(2)不良品、規格外品の納入
(3)配送時の商製品の破損や毀損
(4)購買側の商製品要求仕様が販売側に十分に伝わっていなかった
(5)販売側の商製品仕様の変更が購買側に十分に伝わっていなかった
(6)購買側の購買予算超過を懸念しての検収遅延
