会計ソフトの活用法・活用機能として次のようなものがあります。
取引銀行の入出金データやクレジットカードの取引状況を自動で取り込む機能です。クラウド会計ソフトを始め、多くの会計ソフトにこの機能が搭載されています。
自動取込といいましても、当初は勘定科目は訂正して手入力することも少ないと思いますが、次第に会計ソフトの方でも学習していき、自動入力できる割合が増えていきます。
給与仕訳のように毎月使用する仕訳パターンは定型仕訳として登録すると経理処理が迅速化されます。
定型仕訳として登録しておいた仕訳で、同日に発生する仕訳を一括して登録できる機能です。
弥生会計にこの機能があります。
例えば、企業が会計仕訳を入力したが間違っていないを会計事務所に確認して欲しいというメッセージに「赤付箋」をつける。または、会計事務所が顧問先企業が入力した仕訳を訂正したときには「青付箋」をつけるなど付箋の色付けを利用して、仕訳入力のスキルを高めることもできます。
摘要項目もどの都度自由に入力するのではなく、あらかじめ設定し、設定した項目のなかから選択するようにすると、摘要集計などが行え、経理管理上効果的です。
例えば借入金の補助科目としては○○銀行などと設定するのが一般的ですが、その上で、借入口ごとかつ当初借入金額及び月々の返済元本を補助科目として設定しておくと、仕訳入力時に元本と利息部分の区分が簡単にでき、経理処理が迅速化されます。
伝票入力に承認機能をがある会計ソフトであれば、予定日付で伝票入力をしておいて今後2，3ヶ月先の予測試算表を作成することもできます。
要は予定日付伝票を「承認待ち」で入力しておいて、確定入力とはしないため、外部提出用の決算書作成には影響しないが、将来予測という経営管理目的に使えるということです。
勘定奉行、弥生会計にこの機能があります。
例えば本社部門で9月分の建物現償却費30万円と入力しておけば、各部門の使用面積に応じて各部門への配賦伝票を作成するという機能です。
勘定奉行にこの機能があります。
会計ソフトには仕訳伝票の入力の際に、決算書を作成するのに必要な項目以外にプロジェクト区分を入力できるものもあります。
こうしたプロジェクト区分を利用すれば、個別のプロジェクトの売上高や経費が集計できますので、経営管理上有効です。
また、このプロジェクト区分を得意先に活用すれば、得意先ごとの売上高、仕入高、経費を集計できますので、こちらも経営管理上有効な資料を提供してくれます。
勘定奉行では「取引先」を伝票区分として使用することができます。
